Hoy en Grupo Dapen vamos a contemplar una nueva funcionalidad que ha introducido Excel recientemente en la versión 365 que estaría ubicada en la ficha Insertar – Casilla. También conocida como CheckBox lo que permite es agregar una casilla a una celda para mostrar y editar los valores en VERDADERO y FALSO.
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Cómo utilizar la casilla de verificación
Esto lo que hace es mejorar el rendimiento de este tipo de acciones que antes se emprendía con la ficha Programador – Insertar, con un control de formulario con una Casilla de verificación, con otro CheckBox. Ya no es necesario hacerlo de esta manera porque ahora mirad si es sencillo.
Si tenemos en este ejemplo unas tareas y queremos mostrar el Status, si está encendido o apagado, si hemos realizado o no una tarea, simplemente seleccionamos el rango C3:C13, menú Insertar – CheckBox o Casilla, depende si lo han traducido o no en determinadas versiones un clic y directamente se activa.
Posteriormente basta que vayamos marcando las casillas que se han ido gestionando, las tareas finalizadas. Vemos que debajo de la propia casilla, aparece en la celda FALSO o VERDADERO, en función de si está apagada o encendida. Eso es una gran ventaja, porque ya no tenemos que hacer un vínculo a determinada celda, sino que la propia celda ya contiene dicho vínculo.
Posteriormente lo que podemos hacer es un recuento de tareas completadas. Para eso escribimos la fórmula =CONTAR.SI(C3:C13;VERDADERO)/CONTARA(C3:C13). Usamos CONTARA porque estamos trabajando con VERDADEROS y FALSOS, para que la cuenta sea correcta.
Esa división nos saca un número al que aplicamos un porcentaje. Tenemos el 45% de las tareas completadas. Para las tareas pendientes bastaría simplemente hacer un =1-F2. Nos da 55%. Todo esto, por supuesto, es dinámico.
Posteriormente podemos hacer un gráfico de anillos, que sería seleccionar todo el rango, menú de Insertar – Gráfico circular – Anillos.
Con el gráfico seleccionado vamos a hacer clic derecho – Formato a la serie de datos. El tamaño del agujero del anillo lo vamos a pasar a un 50%, simplemente para que sea estético.
Un clic y otro clic en la parte de las tareas pendientes, vamos a modificar el color, clic derecho, Relleno, esto lo hacemos con un color, pero suavizado para que haya un contraste entre las tareas pendientes y completadas. Bastaría con introducir el título, que lo vamos a hacer dinámico. Seleccionamos el título, un clic en la barra de fórmulas, =E2 y Enter y ya tenemos el título dinámico. Vamos a introducir un cuadro de texto desde la ficha Insertar – Texto – Cuadro de texto. En la barra de fórmulas =F2, para traernos el vínculo dinámico de esta celda. Esto se puede hacer un poco más grande si así lo queremos, se podría incluso quitar el contorno del cuadro de texto y demás, eso no lo voy a hacer.
Simplemente queda ir activando en el menú correspondiente las tareas que hemos ido realizando o no y todo se va actualizando dinámicamente.
Formato condicional para tareas en Excel 365
En un segundo ejemplo con un formato condicional. la dinámica es la misma. Vamos a seleccionar el rango B2:B11, menú Insertar, Casilla, las casillas quedan activadas. Hay una pequeña diferencia, es que esta celda no la quiero con la casilla, esto directamente lo suprimo.
Lo que hacemos es calcular el porcentaje de tareas completadas, siendo la fórmula =CONTAR.SI(B2:B11;VERDADERO)/CONTARA(B2:B11). Formateamos la celda como porcentaje. Esto de nuevo es dinámico, vemos cómo se está actualizando.
Vamos a hacer dos formatos condicionales, de forma que cuando marque la casilla se seleccionen con un color verde estas celdas. Seleccionamos las celdas A2:A11, menú de Formato Condicional – Nueva regla.
Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y en la caja hacemos un VERDADERO de esta manera, con un =$B2, para que cuando esta celda esté activada porque el CheckBox ha sido seleccionado, se activa en VERDADERO y queda resaltado en un color determinado con un Relleno de color verde, Aceptar.
También aplicamos un segundo formato condicional para que se rellene con una pequeña barra de datos esta celda final de las tareas completadas. Seleccionamos esta celda, Formato Condicional, Nueva regla, Estilo de formato Barra de Datos.
En lugar de dejarlo de esta manera, Automático, vamos a aplicar que la barra más corta sea un número con valor de 0, que la barra más larga sea un número que vaya con un valor de 1 y el color lo ponemos parecido, un color verde. Aceptar. Ahí tenemos el porcentaje de relleno. A medida que vamos completando más tareas, la barra va rellenándose más.
Pues estos son ejemplos de aplicación práctica muy útiles en el sector transitario en el cual pues utilizáis tareas y continuamente tenéis que realizar este tipo de actividades.
