En esta ocasión vamos a trabajar en el vídeo con Power Pivot (nivel elevado, para personas que ya conocen Excel, pero quieren adentrarse en Power Pivot).
Es muy instructivo, pues se consigue obtener un listado de textos únicos en el área de valores en una Tabla Dinámica (algo que no se podría hacer directamente con Excel). De ahí el uso de funciones DAX, lenguaje que se usa también en Power BI. Se van a utilizar las funciones CONCATENATEX y VALUES.
Contenido
IMPORTANTE: El complemento Power Pivot está disponible en: Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019 y Excel de Office 365.
Videotutorial
Seguidamente te dejamos por escrito los pasos que realizamos en el vídeo.
¿Qué es Power Pivot?
Power Pivot es un complemento de Excel usado para el análisis de datos y la creación de modelos de datos. Es capaz de combinar grandes volúmenes de datos y manejar información de otras fuentes aparte de Excel como SQL, páginas web o archivos txt.
Con esta herramienta se pretende analizar información de forma rápida y eficaz.
En el siguiente tutorial te mostramos como activar el complemento dentro de Excel y haremos un ejemplo para que comprendas su uso.
Primeros pasos con Power Pivot
En este ejemplo vamos a tratar una base de datos para obtener los vendedores únicos ordenados alfabéticamente en valores en una Tabla Dinámica, para cada Región y Categoría.
Lo primero que haremos será transformar el rango de datos en tabla. Nos situamos en cualquier celda, dentro del rango, y seleccionamos el menú de Insertar – Tabla y aceptamos. Asignamos un nombre a la tabla, por ejemplo, Transacciones.
Ahora lo que haremos será cargar la tabla Transacciones al modelo de datos en Power Pivot.
Power PIvot es un complemento de Excel que no está instalado por defecto. Si lo tienes instalado, aparece una pestaña en la cinta de opciones con el nombre Power Pivot. Para instalar Power Pivot debemos ir a Archivo – Opciones – Complementos y en la ficha Administrar, Complementos Com > Ir, seleccionaríamos “Microsoft Power Pivot for Excel” y aceptaríamos.
Ya disponemos de Power Pivot.
Modelo de Datos
Seleccionamos la pestaña Power Pivot de la cinta de opciones para llevar esta tabla al Modelo de Datos.
Hacemos clic en Agregar a Modelo de Datos, al incorporar la tabla transacciones al modelo de datos podremos establecer relaciones con otras tablas del modelo y enriquecer el análisis de datos con medidas utilizando el lenguaje DAX (Data Analysis eXpressions).
Nuestro objetivo es construir una medida para obtener una lista de comerciales únicos ordenada alfabéticamente. Pero lo vamos a hacer en “tres intentos”, que nos van a ayudar a comprender mejor el uso de las funciones DAX que vamos a utilizar.
Intento 1: Obtención de la lista de comerciales.
Hacemos clic en la barra de fórmulas y escribimos lo siguiente:
ListaComercialesUnicos:=CONCATENATEX(Transacciones;Transacciones[Comercial];“, “)
En primer lugar hemos puesto el nombre de la medida (ListaComercialesUnicos) seguido de := y la función CONCATENATEX. Esta función es un iterador, va iterando fila por fila, dónde, en qué tabla, en nuestra tabla Transacciones, luego punto y coma, la expresión (la lista) la vamos a hacer para nuestra columna de comerciales, llamamos a la tabla Transacciones y luego a los comerciales y el delimitador que nos pide es el campo que va a separar cada comercial, vamos a utilizar “, “.
Pulsamos la tecla Enter para confirmar la creación de la medida. Una vez creada la medida, está aparece en la zona de las medidas, en la parte inferior de la pantalla.
Vamos a utilizar esta medida dentro de un informe de tabla dinámica. Creamos una tabla dinámica desde la ficha Inicio – Tabla Dinámica – Tabla Dinámica.
Como ubicación de la tabla dinámica seleccionamos una nueva hoja de cálculo, veremos en la parte de la derecha como los campos de la tabla dinámica apuntan a tablas y no solamente a campos. Dentro de la tabla Transacciones, llevamos la Región a Filas y la Categoría a Filas. Finalmente, nuestra medida que aparece precedida del símbolo fx, ListaComercialesUnicos, la llevamos a Valores.
Cambiamos el Diseño de Informe a Tabular en la Tabla Dinámica desde Diseño, para que los campos se vean en columnas separadas. Podemos darnos cuenta, que los comerciales aparecen repetidos y además desordenados, no aparecen ordenados alfabéticamente.
En valores de nuestra tabla dinámica hemos obtenido la lista de comerciales que han intervenido en las transacciones realizadas para cada cruce de región y categoría. Pero en algunas listas de valores hay comerciales que aparecen repetidos.
Intento 2: Obtención de la lista de comerciales con valores únicos.
Para que aparezca cada comercial una única vez vamos a utilizar la función VALUES.
Con VALUES vamos a obtener justo una tabla con una sola columna o una tabla que contiene los valores distintivos (únicos) de una columna.
Volvemos al Modelo de Datos para modificar la medida, lo hacemos desde la ficha Power Pivot seleccionando Administrar Modelo de Datos. Modificamos la medida ListaComercialesUnicos, reemplazando el primer argumento (Transacciones) por VALUES(Transacciones[Comercial]). La medida final debe ser la siguiente:
ListaComercialesUnicos:=CONCATENATEX(VALUES(Transacciones[Comercial]);Transacciones[Comercial];“, “)
Aplicamos los cambios pulsando la tecla Enter. Si vamos a Excel podremos ver que en la tabla dinámica aparecen los valores únicos, aunque siguen desordenados alfabéticamente.
Intento 3 (definitivo): Obtención de la lista de comerciales con valores únicos en orden.
Vamos a ordenarlos. Volvemos otra vez al modelo de datos, volvemos a nuestra medida y dentro de la medida en la parte final de CONCATENATEX indicamos la expresión por la que queremos ordenar y el orden. El resultado final debe ser el siguiente:
ListaComercialesUnicos:=CONCATENATEX(VALUES(Transacciones[Comercial]);Transacciones[Comercial];“, “;Transacciones[Comercial];ASC)
Es decir, estamos ordenando la lista de valores únicos de forma ascendente por el Comercial.
Presionamos la tecla Enter para aplicar los cambios y volvemos a Excel. Observa, que hemos obtenido un listado de comerciales únicos en Valores dentro de la Tabla Dinámica utilizando el Modelo de datos y dos funciones DAX de Power Pivot.
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