De sobra es conocido que Excel es una de las mejores herramientas para trabajar con números que existe, siendo utilizada por grandes y pequeñas empresas para gestionar y facilitar sus cálculos en el día a día.

Con el uso de Power Pivot de Excel, una poderosa aplicación para trabajar con grandes volúmenes de datos, se dota a Excel de funciones propias de un gestor de base de datos como Access sin la necesidad de salir fuera del propio programa.

Para todos aquellos que trabajen con miles de datos provenientes de distintas fuentes, Power Pivot se presenta como la solución ideal. ¿Quieres conocerlo?

Qué es Power Pivot

Power Pivot es una herramienta o complemento de Microsoft Excel que se utiliza para el análisis de datos y la creación de modelos de datos, siendo capaz de combinar grandes volúmenes de datos. Power Pivot es capaz de manejar información de Excel y de otras fuentes como SQL, páginas web o archivos txt.

Para manejar una gran cantidad de información Power Pivot dispone de una gran potencia, al ser su motor heredado de SQL Server.

Cómo activar Power Pivot

A partir de la versión de Office 2016 Power Pivot viene incluido en Excel pero no se encuentra activado para su uso por lo que es necesario realizar un proceso para que este complemento pueda ser utilizado.

Para activar Power Pivot hay que ir a la pestaña Desarrollador y seleccionar la opción Complementos COM. En la ventana emergente que aparece se debe marcar la casilla Microsoft Power Pivot for Excel y aceptar.

Activación de Power Pivot para Excel

Ahora aparecerá una nueva pestaña llamada Power Pivot desde la cual se podrá acceder a las distintas opciones y herramientas de este complemento.

Acceso a opciones de Power Pivot para Excel

Qué es un modelo de datos

Para poder trabajar con esta herramienta de Excel es necesario conocer qué es un modelo de datos. Un modelo de datos consiste en la integración de diferentes tablas de Excel o datos externos obtenidos con Power Pivot (desde Administrar) o con Power Query (desde la pestaña Datos en el propio Excel). Estas tablas estarán relacionadas entre sí formando un modelo relacional.

Cuál es la utilidad de Power Pivot

Combinar distintas tablas de datos para trabajar con grandes cantidades de datos de forma más fácil resulta muy sencillo con Power Pivot, reduciendo la posibilidad de cometer errores en las fórmulas. Gracias al lenguaje DAX (expresiones de análisis de datos) se pueden crear poderosas fórmulas que no están al alcance del Excel tradicional.

Utilizando Excel Power Pivot se puede realizar un mejor análisis de negocio utilizando una gran cantidad de información que se puede obtener en tiempo real y que mejora de forma inteligente la toma de decisiones (decisiones más rápidas y certeras).

Cuáles son las ventajas de utilizar Power Pivot

Con Power Pivot se consigue llevar a Excel a un nuevo nivel adaptándose a las necesidades actuales de BI (Business Intelligence) y del análisis de grandes volúmenes de datos (Big Data).

Los principales beneficios de activar Power Pivot y comenzar a utilizarlo en Excel son:

Conectar con la fuente de datos

Con Power Pivot ya no es necesario estar copiando en Excel informes y tablas externas (de otros libros de Excel u otras fuentes). Se pueden conectar directamente estas fuentes a Excel para trabajar con sus datos dentro de la aplicación, algo muy útil para obtener información en tiempo real o controlar métricas KPIs en tableros de mando.

Por ejemplo, es posible extraer información directamente desde una página web con las herramientas de Power Pivot para trabajar dentro de Excel con esos datos.

Integración con Power BI

Microsoft Power BI es la herramienta de inteligencia de negocio de Microsoft que integra Power Pivot como herramienta de modelado de datos y a Power Query como el sistema para conectar y transformar esta información.

Por lo que, si Excel se te queda pequeño para analizar tus datos, puedes pasarte a Power BI y aprender a utilizarlo con mayor facilidad, ya que al conocer Power Pivot la curva de aprendizaje se suaviza.

Incrementa la escalabilidad de Excel

Excel está limitado a poco más de un millón de filas, cantidad más que suficiente para trabajar con él, pero que se queda corta a la hora de analizar grandes cantidades de datos. Además, cuando empezamos a añadir muchos datos a Excel (cientos de miles de datos) la aplicación empieza a ralentizarse y su rendimiento se ve afectado.

Con Power Pivot esta capacidad se incrementa de forma sustancial pudiendo manejar grandes volúmenes de datos sin que el rendimiento se vea afectado.

Mejora la comprensión

Muchas hojas Excel tienen una gran dificultad a la hora de ser leídas y comprendidas debido a fórmulas intrincadas o exceso de tablas. Con Power Pivot la formulación se ve simplificada gracias a DAX y los datos se presentan más limpios para facilitar su comprensión.

Expresiones de análisis de datos (DAX)

En primer lugar: NO es un lenguaje de programación. DAX es un lenguaje de fórmulas. Los fundamentos de DAX en realidad son muy fáciles de comprender, debido a su simplicidad y al uso de las funciones de agregación (SUM, AVERAGE,…) que son muy parecidas a las funciones de Excel.

Podemos usar DAX para definir cálculos personalizados en columnas calculadas y para las medidas (también conocidas como KPIs). DAX también incluye funciones adicionales diseñadas para que trabajemos con datos relacionales y realizar agregaciones dinámicas.

Compartir datos

Utilizando un servicio como Microsoft Sharepoint es más sencillo compartir los datos e informes generados con Excel y Power Pivot con otras personas. Sharepoint puede habilitar servicios de Excel para que compartamos datos de forma rápida y sencilla.

Conclusiones

Para todas las personas y empresas que trabajen con grandes cantidades de datos y quieran utilizar Excel para su análisis, Power Pivot es el complemento apropiado, que permite utilizar Excel como una herramienta de análisis inteligente del negocio. Os recomendamos afianzar los conocimientos con nuestro curso de Excel Avanzado para sacar todo el provecho a estas herramientas.

Su aprendizaje facilita el paso a Power BI, la herramienta recomendada por Microsoft para el análisis de datos.


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