En este vídeo vamos a ver cómo asignar correctamente encabezados tratando de realizar una normalización de tablas en Excel. Para ello vamos a utilizar Power Query que es un Editor de consultas integrado en Excel que permite realizar procesos de Extracción, Transformación y Carga de datos (ETL).
A continuación tienes la transcripción paso a paso del vídeo.
Tabla de doble entrada vs. Tabla
La idea es partir de un origen de datos en los que tenemos los encabezados incorrectamente dispuestos
Región sí tendría sus registros, pero luego el campo de Cliente y de Importe no se encuentran correctamente tabulados, de modo que aparecen los clientes en diferentes columnas, cuando debería aparecer un encabezado que se llamara Cliente, con sus registros y los importes no aparecen dispuestos correctamente de modo que también tendríamos que tener una visión con un encabezado de Importe y los importes correctamente en una única columna.
Es decir, nuestro origen de datos es un informe o tabla de doble entrada, en la que la primera columna (regiones) y la primera fila (clientes) son encabezados y el resto importes, que indican el importe de cada cliente para cada región.
Queremos pasar a una correcta tabulación de datos, en la que tenemos solo un encabezado de datos, la primera fila, con la Región, el Cliente y el Importe.
Anulación de dinamización de columnas Power Query
Para ello vamos a ir a la pestaña de Anular Dinamización de columnas y lo que vamos a hacer es transformar previamente los datos en Tabla, Ctrl+T y aceptamos.
La tabla la dejamos con el nombre de Tabla1 y lo que hacemos es cargar el editor de Power Query.
Lo tenemos en la ficha de Datos. Dentro de datos en este botón de Obtener y Transformar Datos. Nos pide de una Tabla o Rango. Creamos una nueva consulta vinculada a la tabla de Excel seleccionada. Se cargará el editor de Power Query.
El editor nos va a permitir seleccionar o bien la columna Región y sobre ella aplicaremos Anular Dinamización de otras columnas, que van a ser tanto Eva, Laura, Juan o David.
O bien, podríamos seleccionar desde la columna de Eva hasta David, hacer clic derecho y Anular Dinamización de columnas.
Nos vamos a ir por la vertiente más clásica que es aplicar un clic en la columna que es correcta, la de Región y hacer clic derecho, Anular Dinamización de otras columnas y directamente ya nos ha hecho la solución.
Bastaría en los encabezados donde dice Atributo escribimos Cliente como nombre de encabezado y donde dice Valor escribimos Importe.
Y posteriormente vigilar que los tipos de datos son correctos. Para Cliente ABC, texto y para Importe, 123, lo vamos a dejar como número entero. Posteriormente vamos a cerrar y cargar la consulta desde Inicio, Cerrar y Cargar, Cerrar y Cargar en y la vamos a cargar en la misma hoja de cálculo por cuestiones visuales, en la hoja de cálculo existente en la celda A9.
Aquí viene nuestra solución con una tabla con: Región, Cliente e Importe como encabezados.
¿Qué pasa cuando el origen de datos cambia?
La ventaja de utilizar Power Quey es que se guardan los pasos aplicados y si se modifica el origen de la consulta, con un clic se obtendrán los datos actualizados. Veámoslo.
Podemos comprobar si aumentamos nuestra tabla original con una nueva zona, por ejemplo, la zona Centro, e introducimos ciertos valores. Bastaría ir a nuestra consulta, hacer un clic derecho y Actualizar la consulta. Automáticamente ya aparecen los valores de las regiones con Centro.
También podríamos incluir nuevos clientes, por ejemplo, una columna con Carlos que le asignamos ciertos valores y situarnos en nuestra consulta, que tiene una ficha en Diseño de Tabla y Consulta que nos permiten realizar ciertas acciones, haríamos un clic derecho en la propia consulta, Actualizar y veríamos como Carlos ya está disponible como un registro del encabezado Cliente.
Partiendo de una correcta tabulación de datos podemos obtener cualquier informe
Al tener los datos correctamente tabulados podemos obtener cualquier informe o gráfico.
Por ejemplo, si deseamos el informe de tabla cruzada original, tan solo necesitamos crear una tabla dinámica partiendo de nuestra propia consulta, correctamente tabulada y disponer los campos región en filas, cliente en columnas e importe como valores.
Es decir, que, con los datos de origen mal tabulados, cuando nos vuelvan a cargar los datos en esta región, ya está leyendo la tabla correspondiente que es la Tabla1, y se está solucionando el problema a través de Power Query con esta consulta que acabamos de realizar.
Esta ha sido la explicación de cómo anular dinamización de columnas en Power Query.
